データやりとりのノウハウ
SOHOのためのパソコン術［2］

■知らないと大損、電子データのやりとり術
■仕事受注側だから知識は不可欠
■異なるマシン間でデータをやりとりするには？

■テキストデータとは？
■汎用性がテキストデータのメリット
■装飾などの情報消失がテキストデータのデメリット

■機種を問わないデータ交換法、電子メール
■電子メール本文で送る難点は文量の制限と余計な改行

■Windows←→Macテキストデータ交換の基本知識
■送り手のWindows側で行なうこと
■ファイル名に関するMS-DOSのルール
■受け取り手のMAC側で行なうこと
■データ変換の実践

■送り手のMac側で行なうこと
■受け取り手のWindows側で行なうこと

　ほとんどのSOHOは電子データを扱います。仕事として電子データを扱えば、必然的に異なる機種や異なるソフトの間でやりとりすることになります。パソコンの機種やソフトがちがえば電子データは変換などが必要ですが、これについて知っておかないと、さまざまな悲喜劇が起こります。
　まず一番困るのは「すべてのひとが同じ環境でパソコンを使っているわけではない」という当たり前のことを認識していないケース。いきなりMS Wordの文書ファイルを送りつけてくるひとが少なくありません。相手がMS Wordを持っていなければ、そのファイルを開いてもらうことさえできないのに、履歴書をWord文書で送りつけてしまうSOHO初心者は絶えません。
　逆に、ちょっとした知識さえあれば電子データを活用できるのに、それを知らずに損しているケースも多く見かけます。
　昔、知人のつてを介して、印刷会社が電話をかけてきました。
「お客さんから、テキストファイルをMS Wordで読めるように変換してほしいと頼まれたのですが、お願いできませんか？」
「はあっ！？」
「300ページほどなんですが、ページ単価いくらでお願いできるでしょう？」
「あの〜……変換しなくても、MS Wordでテキストファイルを読めますけど……」
「MS Wordで開こうとしたら、そのテキストファイルが表示さえされないそうで……」
「ああ、最初の設定のままではWord文書だけ（最近のバージョンではMS Office文書だけ）しか表示されませんからね。でも［ファイルの種類」で［すべてのファイル］を選べば、そのテキストファイルも表示されますよ。それで普通に開いて読めますよ」
「……簡単なことですか？　それでもお客さんが頼むと言ったらお願いできますか？」
「いいですけど（苦笑）……ちゃんと説明したら、それは仕事として成立しないってことになるはずですよ」
　結局、その後、電話はありませんでした。この話を多少なりともコンピュータがわかっているひとに話すと「黙って受けちゃえばよかったのに！」なんて言われます。受け取ったテキストファイルをWord文書として別名保存すれば相手は「読めるようになった！」と喜んだでしょうが、ものの数秒で片付く仕事でお金を取ったら、相手の無知につけこんだ詐欺！
　このエピソードを読んでも意味がわからず笑えなかったあなたはもちろんのこと、笑えたあなただって、知らないばかりに無駄な作業をしたり、できる仕事を断っていることがきっとあるはずです。

　電子データやりとりの知識はさまざまなシーンで必要になります。相手からデータを受け取るときも、できあがった仕事を納品するときにも、知識は欠かせません。
　仕事を受けている側は、相手に対して「こちらの環境に合わせろ」とは言えません。
　だから仕事を受注する側が知識を持って、データを渡す際には相手が使えるように変換したり、相手から受け取った際は自分のほうで使えるように変換したりしなければなりません。
　もちろん、すべてをこちらでやれるとは限りません。相手側にやってもらわなければならない場合もあります。しかし、その場合でも相手に頼むことは最低限にとどめ、たとえば相手がパソコン初心者であっても、相手にやってもらうことを相手がわかるような言葉で、きちんと説明できなければなりません。
　会社員なら、わからないことは先輩が教えてくれるかもしれません。しかしSOHOは仕事をほしかったら、仕事上必要な知識は自ら手に入れる必要があります。
　基本的にSOHOは発注側よりも優れているから、仕事を発注してもらえるもの。相手より優れているどころか、仕事上、最低限必要な知識もなしに仕事を獲得などできません。

　異なるマシンの間でデータをやりとりする際には、どんな問題があるのか知っておきましょう。

●FDなど、メディアのフォーマット形式の違い

　異なるマシンで書き込まれたFDやMOなどのメディアは、そのままでは利用できない場合があります。たとえば、NEC PC-98NXで書き込んだFDは、３モード対応しているPC／AT互換機で読み書きすることは可能ですが、Macintoshにはそのままでは利用できません。またワープロ専用機のFDに書き込まれた文書データをパソコンでそのまま利用することもできません。
　同じメディアを利用できないマシン間でデータをやりとりする際は、データを受け渡したい相手側のマシンで読める形式のFDを用意したり、渡されたFD内のデータを読めるようにするためのソフトウェア（WindowsやMacintosh、ワープロ専用機などの異なるデータ形式をもつマシン間で、データを変換して相互に使用できるようにするソフトウェアのこと。以後は「変換ソフトウェア」と表記）が必要になります。

機種ごとのフロッピーディスクの標準フォーマット形式

機種ごとの利用可能なフロッピーディスクのフォーマット形式

●ファイル形式情報の保存法の違い

　MacintoshとWindowsでは、そのファイルがどのような形式のデータを格納しているのかという、ファイル形式情報の保存法が異なります。Windowsはファイル名の拡張子だけで区別されますが、Macintoshはファイル名だけからではわからない形で情報が保存されています。
　相手に、ファイル形式と開く方法を教えられればいいですが、相手にそういった手間を頼めない場合は、ファイル名の変更やファイル形式情報の変換を行なわないと、渡されたファイルの形式が不明になってしまいます。

機種ごとのファイル形式情報の保存法

●改行コードの違い

　改行コードとは、文書データ中で用いられる「ここで強制的に改行します」という印のことです。これが異なるOS（MacOSとUnix、Windowsなど）では別の文字に化けたり、改行として認識されないことがあります。その場合には変換ソフトウェアを使って変換する必要があります。

機種ごとの改行コード

●文字コードの違い

　文字（文書）がデータとして格納される際には、「文字コード」という文字とコードを対応させたものが用いられます。たとえば“パ”という文字はShift JISコードで“8370”という2バイトの16進数で表わされます。文字コードの種類とコード番号が異なるマシンでも共通に文字を認識するための手段です。通常はこの２つの情報で、正しく文字は伝わります。
　しかし、WindowsやMacintoshのようにOSの違いや、PC／AT互換機とNEC PC-9800シリーズ間のように、同じ文字コードで異なる文字を示す場合があります。機種依存文字と呼ばれる各機種独自の記号、たとえば○の中に入った丸付数字やギリシア数字をはじめ、漢字でも種類によっては文字化けします。これに関しては、異なる機種ではまったく使えない記号などもあるため、単純に変換するだけでは対処し切れません。
　最近の日本語変換ソフトなどには機種依存文字をチェックする機能がついているものもありますので、データを先方に送る前にこれらを利用するか、丸付き文字・ギリシア数字・単位記号・年号などの使用はできるだけ避けるようにしましょう。 　相手から渡されたデータに機種依存文字が含まれる場合には、前後の文脈から検討をつけたり、ひとつひとつ相手に確認を取って直すことになります。
　もしどうしても機種依存文字が必要になる場合は、相手との間でルールを作っておくといいでしょう。私が出版社とやりとりする場合はふだん使わない記号、たとえば“♀”などに機種依存文字をあてたリストをあらかじめFAXで送っておき、原稿内ではその記号を記載するようにしています。

　機種依存文字など、使用していけない文字はWebページやメールでも使用できない文字です。画像の形で掲載しました。

　テキストデータはプレーンテキストなどとも呼ばれ、人間が読み書きする文字のみで構成されたデータのことです。それをファイルとしてまとめると、テキストファイルになります。
　ワープロソフトで開いたワープロ文書も文字だけに見えるかもしれません。しかし、文字の大きさや書体を変えたり、中央揃えや右寄せなど文字位置指定が可能ということは、データ内にレイアウト情報や修飾情報を持っているということであり、文字以外の情報があるということです。
　もちろんワープロソフトなどでも、文字以外の情報を全部削って、テキストファイルを作成することもできますが、ワープロ独自のファイル形式ではなく、テキストファイル形式で保存することになります。

　ワープロソフトなどのファイルは、ほとんどの場合、そのままでは他のソフトや他のOS上では使えません。しかしテキストファイルに変換すれば、さまざまなOSやソフトで利用できるようになります。
　パソコンだけではありません。ワープロ専用機の古いデータをパソコンに持ってきて利用することもできます。極端に古いものでなければ、おおむねワープロ専用機にはテキストファイルの出力機能があります。またパソコン用に変換ソフトが出回っている場合もあります。
　ワープロなどの文書だけでなく、データベースのファイルなども、テキストファイル形式なら、ほとんどのソフトで読み込み可能です。

　ただ、テキストファイルで伝えられる情報は基本的には文字だけです。そのため、各種ソフトのデータをテキストファイルに変換した場合、失われる情報もあります。
　まずワープロソフトのデータをテキストファイルに変換した場合、文字のサイズやフォントの種類の指定、貼り込んだ画像やグラフなどが失われます。単に情報がなくなるだけでなく、正しく変換しないと、しばしば画像などの情報がゴミとして残ってしまいます。

　テキストデータのやりとりで、もっともテクニック不要な方法は、添付ファイルなしで電子メールを使ってデータを転送する方法です。相手がワープロや相当古いパソコンを利用している場合などはこの方法が便利です。
　インターネットやNIFTY SERVEなどのパソコン通信では、さまざまな機種でのアクセスを前提に、送り手と受け取り手の間に立って、メールソフトあるいはホストが自動的に受け取り手に合ったコードに変換してくれます。
　この方法なら、通信機能はあってもDOS形式への変換機能はない古いワープロ専用機ともデータをやりとりできます。
　やりかたは簡単で、送り手のマシンからファイルの内容を通常のメールの本文として送るだけです。受け取り手は受け取ったメールをテキストファイルとして保存すりるか、テキストエディタやワープロソフトにカット＆ペーストで内容を貼りつけて保存すれば済みます。

　電子メールでのやりとりは簡単な反面、一度に送れる分量は限定されてしまいます。NIFTY SERVEなら通常300行、最大でも3000行まで。インターネットでも3000行までをめどにしたほうが安全でしょう。
　また、途中にわざと改行を入れなければなりません。1行が長いと途中で切れてしまうので、一般的には半角70文字／全角35文字ごとに改行を入れて送ります。実際には、メールソフト側で自動的に改行コードを入れてくれることが多く、その場合は送り手はあまり気にせずに済みますが、受け取り手は余計な改行を削除して文章をつなぐ作業が必要になってしまいます。

一般的にはWindowsが主流ですが、いくつかの業界は例外的にいまだMacが優勢です。SOHO向きの仕事が多い出版・広告業界もそんなMac優勢の業界のひとつです。
　もちろん出版業界でも文字原稿の多くはWindowsで書かれています。しかし、その編集作業、DTPデザインにおいてはMac優勢です。この業界で仕事をするなら、Windowsで書いた原稿をMacに渡したり、Macで受け取る知識は身につけておきましょう。

　基本的にMacは、世間で優位に立つWindowsに対して合わせている部分が多くあります。
　WindowsフォーマットのメディアはほとんどMacで利用可能です。またWindowsで作成したファイル形式を読み取る能力なども持っています。Macのこういった能力はOS付属のソフト、MacOSなら「File Exchange」、旧世代のOS、漢字Talk7以前なら「PC Exchange」によって実現しています。これらのソフトが壊れたり、使わない設定になっていると、Windowsフォーマットのメディアが読めない場合がありますので注意しましょう。

　自分がWindowsで送る側の場合は以下のことを行いましょう。受け取る側の場合も相手先にこれだけは頼んでおかないとファイルを見ることができません。相手が不慣れな場合にはあらかじめ説明しておくようにしましょう。

●テキストファイルに変換
　多くのワープロソフトやデータベースソフトにはテキストスタイルへの変換機能が用意されています。保存の際にテキスト形式での保存を選ぶか、「エクスポート」機能でテキスト形式にすることができます。
　なお、リッチテキスト形式は避けましょう。文字の大きさやフォントなど余計な情報が入ってしまいます。

●MS-DOSのルールでファイル名をつけて保存
　最近のMacではテキスト形式として保存され、「.txt」という拡張子がつけられたファイルでさえあれば、ファイル名は問いません。
　しかし、MAC OS8.0より前のMacは、Windows以前のMS-DOSファイルを前提としており、MS-DOSのルールに従わないファイル名の場合、名前が途中でカットされてしまいます。

●フロッピーディスクなら1.44MBフォーマット
　IBM PC/AT互換機の場合なら一般的なフォーマットなので特に意識は必要ありませんが、古いNEC PC98シリーズのマシンをまだ使っている場合は気をつけましょう。なおNEC PC98シリーズでも最近のマシンはIBM PC/AT互換機に変わっています。

●MOディスクなら230MB
　最近のMacではWindowsフォーマットのMOを開くことができます。ただし230MBのMOディスクに限られています。
　古いMacの場合には専用ソフト「RingWin」を使えばWindowsフォーマットのMOを開けますが、このソフトは現在ではもう売られていません。

●改行コードなどの変換
　自分が送り手の場合はさらに変換ソフトを使って改行コードなどを変換しておきましょう。フリーソフトウエアや">シェアウエアでも変換ソフトが出回っています。また「WZ EDITOR」（メーカー：ビレッジセンター）など、テキストエディタの中には文字コードや改行コードの変換機能を持っているものがあります。

●圧縮はLHA
　WindowsとMacでは一般的なファイル圧縮方法が異なります。詳しくは次の機会に譲りますが、とりあえず一般的にはLHA圧縮にしておく方法が無難です。


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●基本の形式

　MS-DOSではファイル名は以下のようになっています。
　
　半角8文字以内の名前
　+
　.（ピリオド）
　＋
　ファイル形式を示す拡張子（テキストファイルの場合はTXT）

●例
TEST.TXT
TEST0514.TXT

●最初の８文字に関する注意

・できるだけファイル名に全角文字は避けましょう。異なる機種での受け渡しの際や、ネットワークなどの途中で文字が化ける危険があります。

・以下の文字は使用禁止です。
　,./\?*":;<>

・以下の言葉はOSにとって特別の意味があるので使用を避けましょう。
　AUX CON NUL PRN CLOCK FORMAT DISKCOPY DIR REN COPY DEL

　フロッピーディスクでの受け渡しの場合にはWindows側で正しいフォーマット形式にしていれば、漢字TALK7.5以降なら問題なく認識され、ファイルもダブルクリックするだけで開きます。
　自分が受け取り手で、相手のWindows側の作業不足などで問題が起きた場合は以下のように対処しましょう。

●フロッピーディスクが認識されない場合
　古いMacでは、正しいフォーマットなのに、ディスクの初期化を促すメッセージウインドウが表示される場合があります。その場合には「PC EXCHANGE」などが切ってある可能性があります。コントロールパネルを開いて、PC EXCHANGEが「切」になってないかをチェック、なっていたら「入」にしてから再起動してやり直しましょう。
　くれぐれもメッセージウインドウが出たときにはうかつに「初期化」を選んで内容を消さないように注意してください。

●改行コードなどの変換
　改行コードを変換していない場合、行頭に空白や変な記号などが入ってしまうことがあります。削除するか、もしくは変換ソフトで変換しましょう。フリーソフトウエアや">シェアウエアでも変換ソフトが出回っています。また「Jedit」（メーカー：アートマン21（「株式会社まつもと」から独立した会社））など、テキストエディタの中には文字コードや改行コードの変換機能を持っているものがあります。

　具体的な変換方法を、WindowsのエディタWZ EDITORを使ったケースでご説明しましょう。WZ EDITOR(WIN)でWindows→MACおよびMAC→Windows変換するやりかたです。



1)変換したいファイルをWZ EDITORで開き、「ファイル→名前を付けて保存」を選択します。
2)まずMS-DOSのルールに従ってファイル名をつけ、「ファイルの種類」を「改行コードと文字コードを指定して保存」に変えてから、「保存」をクリックします。

3)コード選択のためのウインドウが開くので、WindowsのファイルをMAC用に変更する場合は改行コードを「CR（Macintosh）」に、MACのファイルをDOS用に変換する場合は「CR+LF（Windows、DOS）」変えてから「OK」をクリックします。

●テキストファイルに変換
　多くのワープロソフトや表計算ソフトにはテキストファイルへの変換機能がついています。たいがいは[ファイル]→[別名保存]でファイルの種類としてテキストファイルを選んで保存するだけで変換が行えます。

●MS-DOSのルールでファイル名をつけて保存
　最近のMacはWindows以降のロングネーム対応していますが、Mac OS8.0以前のMacは、Windows以前のMS-DOSファイルを前提としており、MS-DOSのルールに従わないファイル名の場合、名前が途中でカットされてしまいます。
　また媒体にCD-RWを使う場合には漢字などを使うと文字化けを起こします。
　他機種とのやりとりに際しては、MS-DOSのルールに従ったファイル名をつけましょう。
●ディスクをDOSで初期化
　フロッピーディスク、230MBまでのMOディスクはWindowsと共通で利用できます。DOS形式で初期化を行ってください。

●改行コードなどの変換
　自分が送り手の場合はさらに変換ソフトを使って改行コードなどを変換しておきましょう。フリーソフトウエアや">シェアウエアでも変換ソフトが出回っています。また「Jedit」（メーカー：株式会社まつもとのシステム開発部が分離独立した会社アートマン21）など、テキストエディタの中には文字コードや改行コードの変換機能を持っているものがあります。

●圧縮はLHA
　WindowsとMacでは一般的なファイル圧縮方法が異なります。詳しくは次の機会に譲りますが、とりあえず一般的にはLHA圧縮にしておく方法が無難です。

●改行コードなどの変換
　改行コードを変換していない場合、行頭に空白や変な記号などが入ってしまうことがあります。削除するか、もしくは変換ソフトで変換しましょう。フリーソフトウエアやシェアウエアでも変換ソフトが出回っています。また「Jedit」（メーカー：アートマン21（「株式会社まつもと」から独立した会社））など、テキストエディタの中には文字コードや改行コードの変換機能を持っているものがあります。

　Mac側で適切な処置が行われていれば、Windows側では何も意識することなく、ディスクを開いて、ファイルをダブルクリックすれば済みます。
　トラブルが起きた場合は、以下のように対処しましょう。

●メディアが開けない
　フロッピーディスクや240MB以下のＭＯなら、Mac側で正しく初期化していれば、問題なくメディアを認識して、開くことができます。開けない場合はフォーマット形式が異なっているので、相手に正しい形式でディスクを初期化するところから、やり直してもらうしかありません。

●変なファイルがある
　メディアを開いてみると、Resouce.frkフォルダやDesktopファイルなど余計なファイルが入っている場合があります。これはMac側で利用するファイルやディレクトリに関する情報ファイルなので気にする必要はありません。無視してください。

●ダブルクリックでファイルが開かない

　ダブルクリックしてもファイルが開かず、右の図のようなウインドウが開いて、そのファイルを開くためのアプリケーションを選択するよう求められる場合があります。この場合はまず、アプリケーション選択ウインドウをキャンセルして閉じた後、ファイル名に正しい拡張子をつけてください。テキストファイルの場合は「.TXT」とつけます。
　拡張子が正しくなると、ダブルクリックしただけでファイルが適切なプログラムで開かれるようになります。

　フォルダを開いてファイル名を見たとき、他のファイルにも拡張子が表示されていない場合は、拡張子が表示されない設定になっていると思われます。「SOHOのための用語辞典」の拡張子を参考にして、設定変更してから、拡張子の変更を行いましょう。


●改行コードなどの変換

　未変換ファイルの場合は改行がなくなったり、変な記号が入ってしまう場合があります。変換ソフトを使って変換しましょう。